สแกนใบเสร็จอัตโนมัติ: ลดงานคีย์ข้อมูลและเร่งกระบวนการเบิกค่าใช้จ่าย

ทีมการเงินต้องจัดการเบิกค่าใช้จ่ายของพนักงานทุกวัน ตั้งแต่ค่าเดินทางเพื่อธุรกิจ การประชุมกับลูกค้า ไปจนถึงค่าอุปกรณ์สำนักงานและค่าขนส่ง การเบิกค่าใช้จ่ายแต่ละรายการอาจต้องให้พนักงานส่งใบเสร็จ ขณะที่เจ้าหน้าที่การเงินต้องคีย์รายละเอียดธุรกรรม ตรวจสอบยอดเงิน และตรวจสอบเอกสารประกอบก่อนอนุมัติการเบิกจ่าย 

เมื่อจำนวนรายการเบิกค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น งานที่ต้องทำซ้ำเหล่านี้อาจทำให้กระบวนการเบิกเงินคืนล่าช้า เกิดข้อผิดพลาดในการคีย์ข้อมูล และเพิ่มภาระงานด้านเอกสารให้กับทีมการเงิน 

การสแกนใบเสร็จอัตโนมัติเป็นอีกทางเลือกที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน โดยใช้เทคโนโลยี Optical Character Recognition (OCR) เพื่อดึงข้อมูลจากภาพใบเสร็จและแปลงเป็นข้อมูลดิจิทัล ช่วยลดการคีย์ข้อมูลด้วยตนเองและทำให้ทีมการเงินสามารถจัดการรายการเบิกค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

โซลูชันอย่าง DOVA OCR ช่วยให้องค์กรสามารถนำความสามารถในการดึงข้อมูลจากเอกสารและตรวจสอบข้อมูลมาประยุกต์ใช้กับกระบวนการทำงาน เพื่อเปลี่ยนข้อมูลบนใบเสร็จให้เป็นข้อมูลดิจิทัลที่พร้อมนำไปใช้งานทางธุรกิจ 

เหตุใดการประมวลผลใบเสร็จด้วยตนเองจึงทำให้ทีมการเงินทำงานช้าลง

การจัดการเบิกค่าใช้จ่ายด้วยตนเองไม่ได้มีเพียงการอ่านข้อมูลบนใบเสร็จเท่านั้น เจ้าหน้าที่การเงินมักต้องระบุวันที่ทำธุรกรรม ชื่อร้านค้าหรือผู้ให้บริการ จำนวนภาษี และยอดรวม ก่อนนำข้อมูลไปกรอกในรายงานค่าใช้จ่ายหรือระบบบัญชี 

กระบวนการนี้ก่อให้เกิดความท้าทายหลายประการ 

• การคีย์ข้อมูลใช้เวลานาน: พนักงานต้องพิมพ์รายละเอียดจากใบเสร็จลงในระบบดิจิทัลซ้ำแล้วซ้ำเล่า
• ข้อมูลไม่ถูกต้อง: การพิมพ์ตัวเลขสลับกัน ข้อมูลบางช่องขาดหาย หรือรูปแบบการบันทึกข้อมูลไม่สอดคล้องกัน อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้
• การเบิกเงินคืนล่าช้า: รายการเบิกค่าใช้จ่ายอาจค้างอยู่ระหว่างรออนุมัติ เนื่องจากทีมการเงินต้องตรวจสอบเอกสารและแก้ไขข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน
• การจัดการเอกสารทำได้ยาก: ใบเสร็จกระดาษและไฟล์รูปภาพอาจจัดหมวดหมู่และค้นคืนได้ยาก โดยเฉพาะเมื่อต้องตรวจสอบย้อนหลังหรือจัดเตรียมเอกสารสำหรับการตรวจสอบบัญชี

การทำให้กระบวนการดึงข้อมูลจากใบเสร็จเป็นระบบอัตโนมัติช่วยลดงานซ้ำ ๆ และเปิดโอกาสให้ทีมการเงินมีเวลามากขึ้นสำหรับการตรวจสอบรายการเบิกค่าใช้จ่ายและจัดการกรณีที่ต้องพิจารณาเป็นพิเศษ 

การสแกนใบเสร็จอัตโนมัติทำงานอย่างไร

การประมวลผลใบเสร็จด้วย OCR ช่วยแปลงข้อมูลจากภาพใบเสร็จให้เป็นข้อความที่คอมพิวเตอร์อ่านได้และข้อมูลที่มีโครงสร้าง ซึ่งสามารถนำไปใช้ในกระบวนการทำงานต่อได้ 

1. ถ่ายภาพและอัปโหลดใบเสร็จ

พนักงานสามารถถ่ายภาพใบเสร็จด้วยสมาร์ตโฟน หรืออัปโหลดภาพที่สแกนแล้วและไฟล์เอกสารที่ระบบรองรับเข้าสู่กระบวนการประมวลผล 

คุณภาพของภาพมีความสำคัญ เพราะตัวอักษรที่จาง เงาที่บดบังข้อมูล และใบเสร็จที่ยับอาจส่งผลต่อความแม่นยำในการอ่านข้อความ 

2. ดึงรายละเอียดสำคัญของธุรกรรม

เทคโนโลยี OCR ช่วยอ่านข้อความที่พิมพ์อยู่บนใบเสร็จ ขณะที่การดึงข้อมูลจะช่วยระบุฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง เช่น 

• ชื่อร้านค้าหรือผู้จำหน่าย 
• วันที่ทำธุรกรรม 
• หมายเลขใบเสร็จหรือหมายเลขอ้างอิง 
• ยอดก่อนภาษีและจำนวนภาษี 
• ยอดชำระเงินรวม 

ฟิลด์ข้อมูลที่สามารถดึงออกมาได้ขึ้นอยู่กับรูปแบบของใบเสร็จและความสามารถของโซลูชันที่เลือกใช้ 

3. ตรวจสอบข้อมูลที่ดึงออกมา

ข้อมูลที่ดึงออกมาสามารถนำไปตรวจสอบกับใบเสร็จต้นฉบับและกฎทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องได้ เจ้าหน้าที่การเงินสามารถตรวจสอบฟิลด์ที่ระบบไม่มั่นใจ แก้ไขข้อผิดพลาด และยืนยันว่ารายการเบิกค่าใช้จ่ายตรงกับเอกสารประกอบที่ส่งมา 

4. ส่งข้อมูลเข้าสู่กระบวนการเบิกค่าใช้จ่าย

ข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบแล้วสามารถส่งออกหรือถ่ายโอนไปยังระบบจัดการค่าใช้จ่ายและระบบบัญชีได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการเชื่อมต่อที่รองรับ วิธีนี้ช่วยลดความจำเป็นในการพิมพ์รายละเอียดเดิมซ้ำในหลายแอปพลิเคชัน 

การสแกนใบเสร็จอัตโนมัติช่วยปรับปรุงกระบวนการเบิกค่าใช้จ่ายได้อย่างไร

ลดการคีย์ข้อมูลด้วยตนเอง

แทนที่จะต้องพิมพ์รายละเอียดของทุกธุรกรรม พนักงานและทีมการเงินสามารถใช้ข้อมูลที่ดึงจากใบเสร็จเพื่อจัดทำบันทึกค่าใช้จ่ายได้ วิธีนี้ช่วยลดงานธุรการที่ต้องทำซ้ำและเพิ่มเวลาให้กับการตรวจสอบรายการที่มีข้อยกเว้น 

เร่งการตรวจสอบรายการเบิกค่าใช้จ่าย

เมื่อข้อมูลบนใบเสร็จถูกจัดเก็บในรูปแบบที่สอดคล้องกัน ทีมการเงินจะตรวจสอบรายละเอียดธุรกรรมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น รายการที่ข้อมูลไม่ครบถ้วนหรือมียอดเงินผิดปกติสามารถถูกระบุให้ตรวจสอบเพิ่มเติมได้ แทนที่จะต้องตรวจสอบทุกรายการด้วยตนเองทั้งหมด 

เพิ่มความสม่ำเสมอของข้อมูล

การดึงข้อมูลอัตโนมัติช่วยกำหนดมาตรฐานในการนำข้อมูลจากใบเสร็จเข้าสู่บันทึกค่าใช้จ่าย กฎการตรวจสอบข้อมูลสามารถช่วยระบุวันที่ที่ขาดหาย ยอดเงินที่ไม่เป็นไปตามเงื่อนไข หรือความคลาดเคลื่อนที่ต้องได้รับการตรวจสอบ 

อย่างไรก็ตาม OCR ไม่สามารถรับประกันความถูกต้องได้ทุกครั้ง ข้อมูลทางการเงินจึงยังควรได้รับการตรวจสอบก่อนอนุมัติการเบิกเงินคืนหรือนำเข้าสู่ระบบบัญชี 

ปรับปรุงการจัดการบันทึกค่าใช้จ่าย

ข้อมูลใบเสร็จที่อยู่ในรูปแบบดิจิทัลช่วยให้ค้นหา จัดหมวดหมู่ และเรียกดูได้ง่ายกว่ารายละเอียดที่เก็บไว้เฉพาะในเอกสารกระดาษ ซึ่งช่วยให้ทีมการเงินจัดเก็บเอกสารประกอบสำหรับการจัดทำรายงานและการตรวจสอบบัญชีได้สะดวกยิ่งขึ้น 

DOVA OCR ช่วยสนับสนุนการประมวลผลใบเสร็จได้อย่างไร

DOVA OCR ช่วยให้องค์กรเปลี่ยนเนื้อหาจากเอกสารให้เป็นข้อมูลดิจิทัลที่พร้อมใช้งาน ด้วยความสามารถด้าน OCR และการประมวลผลเอกสาร 

สำหรับกระบวนการจัดการใบเสร็จ ธุรกิจสามารถประเมินได้ว่าความสามารถเหล่านี้เหมาะสมกับขั้นตอนการจัดการค่าใช้จ่ายที่ใช้อยู่ในปัจจุบันอย่างไร 

• ดึงข้อมูลจากใบเสร็จ: OCR และการดึงข้อมูลช่วยรวบรวมรายละเอียดธุรกรรมจากภาพใบเสร็จ ลดความจำเป็นในการคีย์ข้อมูลแต่ละช่องด้วยตนเอง 
• ตรวจสอบข้อมูลที่ดึงออกมา: DOVA OCR มีความสามารถในการตรวจสอบข้อมูล ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้ตรวจทานข้อมูลที่ระบบดึงออกมาและระบุข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นก่อนนำข้อมูลไปประมวลผลต่อ 
• จัดระเบียบเอกสาร: ความสามารถในการจำแนกประเภทเอกสารช่วยจัดหมวดหมู่เอกสารที่ได้รับเข้ามา ทำให้การจัดการเอกสารเป็นระบบมากขึ้น 
• ถ่ายโอนข้อมูลไปยังระบบธุรกิจ: DOVA OCR รองรับความสามารถต่าง ๆ เช่น การส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ CSV การจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูล และ RESTful API ซึ่งสามารถช่วยส่งข้อมูลที่ดึงออกมาไปยังแอปพลิเคชันธุรกิจที่เชื่อมต่อกันได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรูปแบบการติดตั้งและการเชื่อมต่อที่เลือกใช้ 

ความสามารถเหล่านี้สามารถนำมาสนับสนุนกระบวนการประมวลผลใบเสร็จได้ แต่ระดับของระบบอัตโนมัติที่ทำได้จริงขึ้นอยู่กับรูปแบบใบเสร็จ การตั้งค่าการดึงข้อมูล ข้อกำหนดในการเชื่อมต่อระบบ และขั้นตอนการอนุมัติของทีมการเงิน 

แนวทางปฏิบัติที่ดีในการนำระบบประมวลผลใบเสร็จอัตโนมัติมาใช้

ก่อนเริ่มใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับการสแกนใบเสร็จ ทีมการเงินควรกำหนดข้อมูลที่จำเป็นต้องดึงออกมา รวมถึงวิธีการตรวจสอบและอนุมัติรายการเบิกค่าใช้จ่ายให้ชัดเจน 

ควรเริ่มจากใบเสร็จประเภทที่พบได้บ่อย ทดลองใช้ระบบกับตัวอย่างเอกสารจริง และวัดความแม่นยำในการดึงข้อมูลฟิลด์สำคัญ เช่น วันที่ทำธุรกรรมและยอดเงินรวม 

นอกจากนี้ ควรกำหนดกฎการตรวจสอบสำหรับใบเสร็จที่อ่านไม่ชัดเจน การส่งเอกสารซ้ำ ข้อมูลที่ขาดหาย และค่าใช้จ่ายที่เกินนโยบายของบริษัท โดยให้ OCR ทำหน้าที่สนับสนุนกระบวนการอนุมัติ ไม่ใช่เข้ามาแทนที่มาตรการควบคุมทางการเงินทั้งหมดโดยอัตโนมัติ 

สุดท้าย ควรประเมินว่าจะส่งข้อมูลที่ดึงออกมาเข้าสู่ระบบจัดการค่าใช้จ่ายหรือระบบบัญชีได้อย่างไร กระบวนการทำงานที่ออกแบบมาอย่างเหมาะสมควรช่วยลดการคีย์ข้อมูลซ้ำ โดยไม่สร้างขั้นตอนการทำงานด้วยตนเองเพิ่มเติมในส่วนอื่น

สรุป

การประมวลผลใบเสร็จด้วยตนเองอาจทำให้การเบิกเงินคืนล่าช้าและเพิ่มภาระงานให้กับทีมการเงิน การสแกนใบเสร็จอัตโนมัติใช้ OCR และการดึงข้อมูลเพื่อรวบรวมรายละเอียดธุรกรรม ลดการพิมพ์ข้อมูลซ้ำ และช่วยให้ตรวจสอบและจัดการบันทึกค่าใช้จ่ายได้ง่ายขึ้น

สำหรับองค์กรที่ต้องการปรับปรุงกระบวนการจัดการค่าใช้จ่าย DOVA OCR มีความสามารถด้านการรู้จำเอกสาร การดึงข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล และการเชื่อมต่อระบบ ซึ่งสามารถนำมาประยุกต์ใช้เพื่อสนับสนุนกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น